Aunque la certificación por la
norma UNE 166002 no es necesaria para poder beneficiarse de algunas de las
ventajas que de la implantación de un Sistema de Gestión de la I+D+i,
muchas empresas deciden certificar sus sistemas. De esta forma obtenemos un
reconocimiento oficial de nuestro sistema, que sirve como prueba a terceros de
la correcta implantación del Sistema de Gestión de la I+D+i (SGIDi). Este
Certificado se convierte en un elemento de valor añadido para la empresa y diferenciador
respecto a competidores.
Primeros pasos
Si queremos certificar nuestro
Sistema de I+D+i, el primer paso es asegurarse de que el sistema que tenemos
implantado cumple con los requisitos establecidos por la norma UNE 166002:2014.
Para ello es necesario ejecutar una Auditoría interna, que es un requisito de
la norma UNE 166002:2014, para lo cual tenemos varias opciones.
Una posibilidad es que la
auditoría interna la realicen trabajadores de nuestra propia empresa, siempre y
cuando tengamos personal cualificado para ello. Hay que recordar que la regla
general es que no
podemos auditar nuestro propio trabajo. Es decir, el auditor interno
no puede ser alguien que haya implantado la norma o que participe en los
procesos que se auditan. Si trabajamos para una empresa que ya tiene implantada
la norma UNE 166002 en otro centro, podemos invitar al responsable de la
implantación en el otro centro a auditar la norma. Por el contrario, si nuestra
empresa es nueva en la implantación y certificación de la norma, una posible
solución es dar formación específica en la norma UNE 166002 a algún empleado de
la empresa que ya tenga experiencia previa en estándares, normas y/o sistemas
de gestión, con el fin de entrenarlo como auditor interno. Para este propósito,
suele ser habitual que la persona elegida sea el responsable de calidad, ya que
presumiblemente tendrá experiencia en Sistemas de Gestión de la Calidad como el
descrito por la norma ISO 9001. En el caso de que esto tampoco sea posible (por
ejemplo, el responsable del Sistema de Gestión de la I+D+i también lo es del
Sistema de Gestión de la Calidad), podemos contratar a una empresa externa para
que realice la auditoría interna.
Una vez hayamos cumplido con el
requisito de auditoría interna, pasaremos a elegir a la empresa que queremos
que certifique nuestro Sistema de Gestión de la I+D+i. Para saber que empresas
son capaces de hacer esto, tenemos que remitirnos a la ENAC
(Entidad Nacional de Acreditación), que es la entidad que determina que
empresas pueden realizar las certificaciones en Sistemas de Gestión de la I+D+i.
En este enlace
podrás encontrar el listado actualizado.
Proceso de Certificación de un
Sistema de Gestión de la I+D+i
El proceso de Certificación
comienza con la Auditoría Inicial, que se divide en dos fases.
Fase I de la Auditoría Inicial
En esta fase la entidad
certificadora visitará nuestra organización o empresa. Es necesario que esté
presente el Responsable del SGIDi o, si no existiese esta figura, uno de los
miembros de la Unidad de Gestión de la I+D+i.
Los objetivos de esta primera
visita son:
- Evaluar
la ubicación y las condiciones específicas de nuestra organización.
- Comprobar
que conocemos y comprendemos los requisitos de la norma.
- Determinar
el grado de implantación del sistema, y si es el adecuado para poder abordar
posteriormente la Fase II de la Auditoría inicial. Para ello se comprobará que
se planifican y ejecutan revisiones por parte de la dirección y las auditorías
internas que previamente habremos preparado.
- Auditar
la documentación de nuestro sistema de gestión de la I+D+i, comprobando que
cumple con los requisitos de la norma.
- Intercambiar
información con el personal de la organización para conocer el grado de
preparación de cara a la Fase II de la Auditoría inicial.
- Recopilar
información sobre el alcance del sistema de gestión, los procesos establecidos
y los proyectos que forman parte del mismo. Para ello, es posible que se
revisen proyectos en distintas fases de desarrollado tal y como se establece en
nuestro sistema de gestión.
- Concretar
los detalles para la Fase II de la Auditoría inicial y asignar los recursos.
Generalmente se planifica para el siguiente mes.
- Planificar
los aspectos sobre los que se centrará la Fase II de la Auditoría inicial.
- Al finalizar esta Fase, los
auditores prepararán un informe que nos entregarán, en el que se incluirá
aquellas no conformidades que debemos subsanar de cara a la Fase II de la
Auditoría Inicial.
Fase II de la Auditoría Inicial
Durante esta fase de visita se
comprobará la implantación y el grado de eficacia del sistema. Es necesario que
esté presente el Responsable del SGIDi si existiese esta figura. En caso de no
ser así, deberán estar presentes los miembros de la Unidad de Gestión de la
I+D+i que tengan mayor conocimiento del SGIDi. Por último, durante la auditoría
se entrará en el detalle de los proyectos, por lo que es necesario que los
Responsables o Jefes de Proyecto estén disponibles, ya que son ellos los que
conocen más a fondo los proyectos.
Se llevarán a cabo las siguientes
comprobaciones:
- Recopilar
información, pruebas y evidencias de que se cumplen todos los requisitos de la
norma.
- Revisión
de proyectos ejecutados o en desarrollo según lo establecido en el Sistema de
Gestión de la I+D+i.
- Revisión
de objetivos y metas de desempeño clave en el sistema de gestión y su
coherencia con los principios de la norma.
- Se
entrevistará al personal operativo para verificar la competencia y su
responsabilidad.
- Se
entrevistará al personal de la alta dirección, para comprobar que se entienden
los requisitos de la norma.
Al finalizar la Fase II de la
Auditoría, los auditores nos entregarán el informe con el resultado de la
auditoría, en el que se incluirán las no conformidades que debemos subsanar en
caso de que las haya. De ser así, deberemos presentar un Plan de Acciones
Correctivas dentro del plazo que nos indique la entidad de certificación.
Concesión de la Certificación y
Auditorías de mantenimiento
Una vez se obtengan resultados
satisfactorios de la auditoría o cumplamos con lo establecido en el Plan de
Acciones Correctivas, el Comité de Certificación de la entidad certificadora
concluirá si concede la Certificación a nuestro Sistema de Gestión de la I+D+i.
Si el resultado es favorable, se otorgará el Certificado. De no ser favorable,
se propondrá un plazo para llevar a cabo las acciones correctivas y se
realizará una auditoría extraordinaria.
La Certificación tiene un periodo
de validez de 3 años, durante los cuales se realizarán auditorías anuales de mantenimiento
(al año 1 y al año 2). El objetivo de estas auditorías es comprobar que se
mantiene el SGIDi y realizar mejoras si fuera posible. Al final del tercer año,
se realizará una auditoría de renovación, para evaluar el continuo
cumplimiento de los requisitos de la norma del Sistema de Gestión.
