Definiciones (1): Diferencia entre Investigación, Desarrollo e Innovación

Una de las dudas más comunes a la hora de empezar a trabajar en I+D+i es definir y diferenciar correctamente cada uno de los términos que componen el acrónimo: Investigación, Desarrollo e innovación. Existen un gran número de definiciones para estos términos, siendo algunas más generales y otras más concretas. Por otra parte, estos términos engloban otros conceptos que a su vez tienen distintas definiciones. Sin embargo, para no complicar mucho las cosas, empezaremos centrándonos en los términos de Investigación, Desarrollo e Innovación.

La versión oficial

Es conveniente comenzar por conocer cuál es la definición oficial. Esto es especialmente importante si queremos que nuestra I+D+i sea reconocida oficialmente y con ello poder acceder a ventajas fiscales entre otros. A nivel oficial, en España tenemos que revisar la Ley27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades, que es donde se dan las definiciones de Investigación, Desarrollo e Innovación.

• Investigación – Indagación original planificada que persigue descubrir nuevos conocimientos y una superior comprensión en el ámbito científico y tecnológico (Art. 35, 1 – a).
• Desarrollo – Aplicación de los resultados de la investigación o de cualquier otro tipo de conocimiento científico para la fabricación de nuevos materiales o productos o para el diseño de nuevos procesos o sistemas de producción, así como para la mejora tecnológica sustancial de materiales, productos, procesos o sistemas preexistentes. (Art. 35, 1 – a).
• Innovación – Actividad cuyo resultado sea un avance tecnológico en la obtención de nuevos productos o procesos de producción o mejoras sustanciales de los ya existentes. Se considerarán nuevos aquellos productos o procesos cuyas características o aplicaciones, desde el punto de vista tecnológico, difieran sustancialmente de las existentes con anterioridad. (Art. 35, 2 – a).

La versión de la Norma UNE 166000:2006

La familia de normas UNE 166000 tiene su propia versión de las definiciones de los términos de Investigación, Desarrollo e Innovación. Estas definiciones se pueden encontrar en el documento normativo UNE 166000:2006, que contiene otras definiciones, y que se puede adquirir en la web de AENOR.

Estas definiciones son bastante similares a las que ofrece la Ley del Impuesto de Sociedades, aunque en algunos casos están más desarrolladas. Por otra parte, también presentan algunos matices que conviene tener en cuenta. Por ejemplo, la norma UNE 166000:2006 define el “Desarrollo Tecnológico”, en lugar de “Desarrollo” como ocurre en la Ley de Impuesto de Sociedades. Este es un ejemplo de como cada uno de estos términos de Investigación, Desarrollo e Innovación engloban otros conceptos.

• Investigación -  Indagación original y planificada que persigue descubrir nuevos conocimientos y una superior comprensión en el ámbito científico o tecnológico.
• Desarrollo Tecnológico – Aplicación de los resultados de la investigación, o de cualquier otro tipo de conocimiento científico, para la fabricación de nuevos materiales, productos, para el diseño de nuevos procesos, sistemas de producción o de prestación de servicios, así como la mejora tecnológica sustancial de materiales, productos, procesos o sistemas preexistentes. Esta actividad incluirá la materialización de los resultados de la investigación en un plano, esquema o diseño, así como la creación de prototipos no comercializables y los proyectos de demostración inicial o proyectos piloto, siempre que los mismos no se conviertan o utilicen en aplicaciones industriales o para su explotación comercial.
• Innovación - Actividad cuyo resultado es la obtención de nuevos productos o procesos, o mejoras sustancialmente significativas de los ya existentes.

Otras definiciones

Por último, si queremos considerar otras definiciones, encontramos entre las más citadas las que ofrecen el Manual de Frascati (para el término conjunto “Investigación y Desarrollo”) y el Manual de Oslo (para la definición de “Innovación”), ambos publicados por la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OECD).

Según el Manual de Frascati, la “Investigación y el Desarrollo experimental (I+D) consisten en el trabajo creativo realizado de forma sistemática con el fin de aumentar el nivel de conocimiento, incluyendo conocimiento del hombre, la cultura y la sociedad, y usar este conocimiento para concebir nuevas aplicaciones” (Manual de Frascati – OCDE, 2002).

En cuanto a innovación se refiere, el Manual de Oslo la define como “la implementación de un producto nuevo o significativamente mejorado (bien o servicio), o un proceso, un nuevo método de comercialización, o un nuevo método organizacional en la práctica de negocios, organización del lugar de trabajo o relaciones externas” (Manual de Oslo – OECD, 2005).

Fuentes:

• Norma UNE 166000:2006 - Gestión de la I+D+i: Terminología y definiciones de las actividades de I+D+i (AENOR, 2006). http://www.aenor.es/aenor/normas/normas/fichanorma.asp?tipo=N&codigo=N0036141#.VetIdZdUyVA

• Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades (Boletín Oficial del Estado, 2014) http://www.boe.es/boe/dias/2014/11/28/pdfs/BOE-A-2014-12328.pdf

• Manual de Frascati (OECD, 2002) http://www.oecd-ilibrary.org/science-and-technology/frascati-manual-2002_9789264199040-en

• Manual de Oslo (OECD, 2005) http://www.oecd.org/sti/inno/oslomanualguidelinesforcollectingandinterpretinginnovationdata3rdedition.htm

Cómo certificar un Sistema de Gestión de la I+D+i según la norma UNE 166002:2014

Aunque la certificación por la norma UNE 166002 no es necesaria para poder beneficiarse de algunas de las ventajas que de la implantación de un Sistema de Gestión de la I+D+i, muchas empresas deciden certificar sus sistemas. De esta forma obtenemos un reconocimiento oficial de nuestro sistema, que sirve como prueba a terceros de la correcta implantación del Sistema de Gestión de la I+D+i (SGIDi). Este Certificado se convierte en un elemento de valor añadido para la empresa y diferenciador respecto a competidores.

Primeros pasos

Si queremos certificar nuestro Sistema de I+D+i, el primer paso es asegurarse de que el sistema que tenemos implantado cumple con los requisitos establecidos por la norma UNE 166002:2014. Para ello es necesario ejecutar una Auditoría interna, que es un requisito de la norma UNE 166002:2014, para lo cual tenemos varias opciones.

Una posibilidad es que la auditoría interna la realicen trabajadores de nuestra propia empresa, siempre y cuando tengamos personal cualificado para ello. Hay que recordar que la regla general es que no podemos auditar nuestro propio trabajo. Es decir, el auditor interno no puede ser alguien que haya implantado la norma o que participe en los procesos que se auditan. Si trabajamos para una empresa que ya tiene implantada la norma UNE 166002 en otro centro, podemos invitar al responsable de la implantación en el otro centro a auditar la norma. Por el contrario, si nuestra empresa es nueva en la implantación y certificación de la norma, una posible solución es dar formación específica en la norma UNE 166002 a algún empleado de la empresa que ya tenga experiencia previa en estándares, normas y/o sistemas de gestión, con el fin de entrenarlo como auditor interno. Para este propósito, suele ser habitual que la persona elegida sea el responsable de calidad, ya que presumiblemente tendrá experiencia en Sistemas de Gestión de la Calidad como el descrito por la norma ISO 9001. En el caso de que esto tampoco sea posible (por ejemplo, el responsable del Sistema de Gestión de la I+D+i también lo es del Sistema de Gestión de la Calidad), podemos contratar a una empresa externa para que realice la auditoría interna.

Una vez hayamos cumplido con el requisito de auditoría interna, pasaremos a elegir a la empresa que queremos que certifique nuestro Sistema de Gestión de la I+D+i. Para saber que empresas son capaces de hacer esto, tenemos que remitirnos a la ENAC (Entidad Nacional de Acreditación), que es la entidad que determina que empresas pueden realizar las certificaciones en Sistemas de Gestión de la I+D+i. En este enlace podrás encontrar el listado actualizado.

Proceso de Certificación de un Sistema de Gestión de la I+D+i

El proceso de Certificación comienza con la Auditoría Inicial, que se divide en dos fases.

Fase I de la Auditoría Inicial

En esta fase la entidad certificadora visitará nuestra organización o empresa. Es necesario que esté presente el Responsable del SGIDi o, si no existiese esta figura, uno de los miembros de la Unidad de Gestión de la I+D+i. 

Los objetivos de esta primera visita son:

• Evaluar la ubicación y las condiciones específicas de nuestra organización.
• Comprobar que conocemos y comprendemos los requisitos de la norma.
• Determinar el grado de implantación del sistema, y si es el adecuado para poder abordar posteriormente la Fase II de la Auditoría inicial. Para ello se comprobará que se planifican y ejecutan revisiones por parte de la dirección y las auditorías internas que previamente habremos preparado.
• Auditar la documentación de nuestro sistema de gestión de la I+D+i, comprobando que cumple con los requisitos de la norma.
• Intercambiar información con el personal de la organización para conocer el grado de preparación de cara a la Fase II de la Auditoría inicial.
• Recopilar información sobre el alcance del sistema de gestión, los procesos establecidos y los proyectos que forman parte del mismo. Para ello, es posible que se revisen proyectos en distintas fases de desarrollado tal y como se establece en nuestro sistema de gestión.
• Concretar los detalles para la Fase II de la Auditoría inicial y asignar los recursos. Generalmente se planifica para el siguiente mes.
• Planificar los aspectos sobre los que se centrará la Fase II de la Auditoría inicial.
• Al finalizar esta Fase, los auditores prepararán un informe que nos entregarán, en el que se incluirá aquellas no conformidades que debemos subsanar de cara a la Fase II de la Auditoría Inicial.

Fase II de la Auditoría Inicial

Durante esta fase de visita se comprobará la implantación y el grado de eficacia del sistema. Es necesario que esté presente el Responsable del SGIDi si existiese esta figura. En caso de no ser así, deberán estar presentes los miembros de la Unidad de Gestión de la I+D+i que tengan mayor conocimiento del SGIDi. Por último, durante la auditoría se entrará en el detalle de los proyectos, por lo que es necesario que los Responsables o Jefes de Proyecto estén disponibles, ya que son ellos los que conocen más a fondo los proyectos. 

Se llevarán a cabo las siguientes comprobaciones:

• Recopilar información, pruebas y evidencias de que se cumplen todos los requisitos de la norma.
• Revisión de proyectos ejecutados o en desarrollo según lo establecido en el Sistema de Gestión de la I+D+i.
• Revisión de objetivos y metas de desempeño clave en el sistema de gestión y su coherencia con los principios de la norma.
• Se entrevistará al personal operativo para verificar la competencia y su responsabilidad.
• Se entrevistará al personal de la alta dirección, para comprobar que se entienden los requisitos de la norma.

Al finalizar la Fase II de la Auditoría, los auditores nos entregarán el informe con el resultado de la auditoría, en el que se incluirán las no conformidades que debemos subsanar en caso de que las haya. De ser así, deberemos presentar un Plan de Acciones Correctivas dentro del plazo que nos indique la entidad de certificación.

Concesión de la Certificación y Auditorías de mantenimiento

Una vez se obtengan resultados satisfactorios de la auditoría o cumplamos con lo establecido en el Plan de Acciones Correctivas, el Comité de Certificación de la entidad certificadora concluirá si concede la Certificación a nuestro Sistema de Gestión de la I+D+i. Si el resultado es favorable, se otorgará el Certificado. De no ser favorable, se propondrá un plazo para llevar a cabo las acciones correctivas y se realizará una auditoría extraordinaria.

La Certificación tiene un periodo de validez de 3 años, durante los cuales se realizarán auditorías anuales de mantenimiento (al año 1 y al año 2). El objetivo de estas auditorías es comprobar que se mantiene el SGIDi y realizar mejoras si fuera posible. Al final del tercer año, se realizará una auditoría de renovación, para evaluar el continuo cumplimiento de los requisitos de la norma del Sistema de Gestión.

Requisitos y Procedimientos de la Norma UNE 166002:2014

Los Requisitos de la Norma UNE 166002:2014

La Norma UNE 166002:2014 establece las directrices y requisitos para la implantación y el mantenimiento de un Sistema de Gestión de la I+D+i. Ejemplos de estos requisitos son realizar análisis regulares del entorno, establecer una política de I+D+i, o definir la forma en la que se gestionan las ideas. Por tanto, la implantación de un sistema de gestión de la I+D+i basado en la norma UNE 166002 consiste en hacer que nuestra organización cumpla con estos requisitos y directrices.

La lista de requisitos es bastante extensa y por tanto puede resultar un tanto abrumadora a primera vista. Sin embargo, si en nuestra organización ya hay otros sistemas de gestión implantados (como por ejemplo ISO 9001), comprobaremos ambas normas tienen aspectos en común y que algunos de estos requisitos ya están siendo cumplidos. Para conocer en profundidad los requisitos de la norma, la mejor opción acudir al documento normativo de la norma UNE 166002:2014. Este documento se puede adquirir a través de la web de AENOR.

Es necesario el cumplimiento de todos los requisitos para poder certificar el sistema. Por tanto, a la hora de certificar nuestro sistema tendremos que demostrar que cumplimos con los requisitos establecidos por la norma. En ocasiones se da la circunstancia de que, por la naturaleza de la organización, no es posible cumplir con uno o varios requisitos. Cuando se dé este caso, dichos requisitos se pueden considerar para su exclusión. Sin embargo, cuando el sistema tenga exclusiones, no se podrá alegar conformidad con la norma y por tanto no se podrá certificar, salvo que dichas exclusiones queden restringidas a requisitos establecidos en el capítulo 8 de la norma. En este caso en concreto, para poder alegar conformidad es necesario que los requisitos excluidos no incapaciten a la organización para desarrollar el proceso de I+D+i de acuerdo con las necesidades de las partes interesadas.

Los Procedimientos de la Norma UNE 166002:2014

Con relativa frecuencia se cae en el error de confundir "requisitos" con "procedimientos". Estos procedimientos, en la mayoría de casos, son definidos como "Procedimientos documentados", que por tanto han de ser redactados. Como consecuencia, se tiende a asumir erróneamente que para la implantación de un Sistema de Gestión sólo es necesario redactar los Procedimientos documentados que se mencionan en el documento normativo. En realidad, los Procedimientos (sean documentados o no) no dejan de ser un requisito más de la norma, y por tanto, son necesarios pero no suficientes para implantar correctamente un Sistema de Gestión.

En el caso particular de la Norma UNE 166002:2014, tan solo se requiere un único Procedimiento documentado, que es el que describirá el proceso de Auditoría interna. Esta es una de las principales novedades de la Norma UNE 166002:2014 con respecto a la versión anterior UNE 166002:2006. En la edición de 2006, el documento normativo hacía referencia a cinco Procedimientos documentos: Control de los documentos, Control de los Registros, Auditoría Interna, Acción Correctiva y Acción Preventiva.

De cualquier forma, si consideramos que la mejor forma de cumplir con un requisito es mediante la redacción y puesta en vigor de un Procedimiento documentado, siempre podremos hacerlo.

Conclusión

Para implantar correctamente un Sistema de Gestión de la I+D+i en una empresa es imprescindible identificar y entender correctamente los requisitos necesarios, para posteriormente actuar de forma eficaz de cara a su cumplimiento. Para identificar los requisitos, la mejor opción es adquirir el documento normativo de la norma UNE 166002. En esta web intentaremos ayudar a entender mejor los requisitos y a dar ideas y ejemplos para el cumplimiento de los mismos.